1. Amaç

Bu prosedürün amacı, POLY CERT’ deki personel belgelendirme sürecini tanımlamaktır.

  1. Kapsam

POLY CERT tarafından verilen tüm personel belgelendirme hizmetlerini kapsar.

  1. Sorumlular

Genel Müdür

Personel Belgelendirme Müdürü

Kalite Yöneticisi

Karar Verici

İdari sorumlu

  1. Tanımlar

Kalite El Kitabı’ ndaki tanımlar geçerlidir.

  1. Uygulama

5.1 Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Gözden Geçirilmesi

Belgelendirme başvuruları “Belgelendirme Talep Formu” ile POLY CERT’ e yapılır. “Belgelendirme Talep Formu” internet sitesinde tüm ilgililere duyurulmuştur. Form, başvuru sahibi tarafından doldurulmuş ve imzalı olarak POLY CERT’ e elden, e-mail, faks ve kargo gibi araçlarla ulaştırabilir.

POLY CERT’ e ulaşan “Belgelendirme Talep Formu”, idari sorumlu’ ya iletilir. İdari sorumlu belgelendirme talebini personel belgelendirme müdürüne aktarır ve Personel Belgelendirme Müdürü, başvuru yapan adayın, belgelerinin kontrolünü 2 iş günü içinde yapar. Belgelendirmenin yapılıp yapılmayacağı kararını verir. Adayın, başvuru sonucunu 5 iş günü içerisinde telefon/mail/mesaj yolları ile kendisine bildirilir. Personel Belgelendirme Müdürü, belgelendirme talep formlarını kontrol ederken adayın engel durumunu kontrol eder. Adayın engeli var ise başvurunun kabul edilip, edilmemesi konusunda karar vericiden görüş alınarak başvuru sonuçlandırır ve adaya İdari Sorumlu tarafından bilgi verilir.

Aday “Belgelendirme Talep Formu”na, internet sitesinden de ulaşabilir. Başvurular, elden, e-mail, faks ve kargo ile iletilebilir. E-mail ve faks yolu ile iletilen başvuru formları, en geç ilan edilen son başvuru tarihinden 3 (üç) gün önce ıslak imzalı olarak POLY CERT’ e iletilmelidir.

Başvuru gözden geçirilirken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur:

  • POLY CERT Personel Belgelendirme bölümünün talep edilen belgeyi verebilecek yetenekte olup olmadığı,
  • Başvurulan alanda ilgili Ulusal Yeterliliğin başvuru için ön şartları varsa adayın bu ön şartları taşıdığına dair gerekli evrakların “Belgelendirme Talep Formu” ile sunulup sunulmadığı,
  • Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde olarak makul sınırlar çerçevesinde özel ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanamayacağı (örneğin, bedensel engelliler vs. için gerekli olan gereksinimler, MYK’ dan görüş alınarak işleme alınır.)

Başvuru sahipleri “Belgelendirme Talep Formu” nun ekinde aşağıdaki belgeleri de POLY CERT’ e sunmaktadır:

  • Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
  • Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge
  • Başvurduğu alanla ilgili ön koşul olması halinde başvuru sahibinin önkoşulu sağladığına dair belgeler,
  • Belge Kullanım Sözleşmesi ıslak imzalı hali

Adaylar gerekli evraklar bilgisine web sayfası üzerinden de erişebilirler.

  • Sınavların Planlanması ve Gerçekleştirilmesi

Sınavların planlanması ve organizasyonu Personel Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır ve onaylanır. Personel Belgelendirme Müdürü, sınav takvimini oluşturur ve idari sorumlu internet sitesinde ilgililere ilan edilmesini sağlar.

İlan edilen tarihlerdeki sınavlara başvuruların değerlendirilerek kabul edilmesi durumunda başvuru sahibi aday olarak idari sorumlu tarafından “Sınava Katılacak Aday Listesi” ne kaydedilir.

Sınav yapıcılar “PR.009 Sınav Görevlileri Seçme Prosedürü” ne uygun olarak Personel Belgelendirme Müdürü tarafından belirlenir.

Sınavların planlanması ve MYK’ya bildirimleri PR.008 Sınav Prosedürü içerisinde tanımlanmıştır.

5.3 Belgelendirme Kararının Verilmesi

Sınav Sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar Gözetmen / Sınav Yapıcılar tarafından Personel Belgelendirme Müdürü’ ne sunulur. Personel Belgelendirme Müdürü dokümanları gözden geçirerek dosya haline getirir ve Karar Verici’ ye iletir. Sınav sonuçları 1 ay içerisinde açıklanır.

Karar Verici, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine ve kamera kayıtlarına göre değerlendirir ve aldığı kararı “Personel Belgelendirme Karar Sonuç Listesi” ne kaydeder ve listeyi İdari Sorumluya iletir. Karar Verici tarafından alınan karara uygun olarak, portal üzerinden sınav sonucu MYK’ya bildirilir. Sınav sonuçları İnternet üzerinden açıklanır. Adayların POLY CERT’ i aramaları durumunda idari sorumlu tarafından da bilgi verilir.

Belge almaya hak kazanan kişiler, idari sorumlu tarafından “Belge Takip Listesi” ne kaydedilir.

5.4 Belgelendirme Kararına İtiraz

Sınava katılan her aday belgelendirme kararına itiraz edebilir.

İtirazlar, kararın adaya bildirilmesinden itibaren 15 (on beş) gün içerisinde yapılabilir. POLY CERT’ e ulaşan itirazlar “Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” ne uygun olarak işlem görür.

5.5 Belgelerin Hazırlanması

Belge almaya hak kazananların bilgileri, Mesleki Yeterlilik Kurumu portalına idari sorumlu tarafından belgelerin hazırlanması için kaydedilir. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, POLY CERT Genel Müdürü tarafından imzalanır ve idari sorumlu tarafından 1 ay içerisinde belge sahiplerine elden veya kargo yolu ile teslim edilir.

Belgenin geçerliliği POLY CERT internet adresinden veya MYK web sitesinden sorgulanabilir.

Belge sahipleri, imzalamış oldukları “Belge Kullanım Sözleşmesi” şartlarını ve Ulusal Yeterlilikte bulunan şartlara uymakla yükümlüdürler. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerde bir değişiklik olduğunda POLY CERT’ e haber vermek zorundadır.

5.6 Belgelerin Geçerlilik Süresi

Belgelerin geçerlilik süresi, belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve kapsam dahilinde her ulusal yeterliliklere uygun olarak Personel Belgelendirme Prosedürü eki içerisinde tanımlanmıştır. 

5.7 Belge Üzerinde Değişiklik Talebi

Geçerlilik süresi dolmamış belgelerde, belge sahibi ile ilgili bilgilerin değişmesi halinde, belge sahibi değişiklikleri gerekli dokümanlarla POLY CERT’ e bildirir. Belge ücreti alınarak belge üzerinde değişikliklerin yapılması için MYK’ya bildirim yapılır ve MYK tarafından belge yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez, belgeye revizyon numarası verilir. Yenilenen belge, belge sahibi eski belgeyi POLY CERT’ e iade ettikten sonra teslim edilir.

5.8 Başarısız Olan Adaylar

Sınavda başarısız olan adaylar, 12 ay içinde sadece başarısız oldukları birimlerden, ücretsiz olarak tekrar sınava girebilirler. Devlet Teşviği kapsamındaki mesleklerde 3 sınav hakkı, teşvik kapsamında bulunmayan mesleklerde 2 sınav hakları mevcuttur.

5.9 Birim Tamamlama

Sınavdan kısmi başarısız olan ve/veya farklı birimde sınava girmek isteyen veya meslek kapsamında seviyesini yükseltmek isteyen adaylar, başvuru formunu birim tamamlama kısmını doldurarak POLY CERT’ e bildirmesi halinde birim tamamlama hakkına sahiptir.

Yetkilendirilmiş başka bir Kuruluşta daha önce sınava girmiş ve yeterlilik kapsamının hepsinden ve/veya bir kısmından başarısız olmuş, Ulusal Yeterliliklerde belirtilen süre içerisinde POLY CERT’ e birim tamamlama başvurusunda bulunmuş ise POLY CERT adaydan ve/ veya kuruluştan adayın ulusal yeterliliğe uygun olarak değerlendirmeye alındığının kanıtlarını ister. POLY CERT sınav ve belgelendirme faaliyetleri kapsamında bu kişilerin kanıtlarını da sunması halinde sınava almaktadır.

5.10 Gözetim

POLY CERT, belgelendirdiği kişiden, belgenin geçerlilik süresi içinde, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen kontrol sayısı kadar, meslek alanı ile ilgili olarak çalıştığı kuruluştan ve/veya işvereninden işe devam ettiğine dair yazı veya/veya SGK dökümleri ve/veya bağımsız olarak çalışmaya devam ettiğine dair kanıt sunmasını ister(Gözetim Kanıtı). POLY CERT gerek gördüğü durumda adayın işvereni ile bire bir görüşme de yapabilir.

POLY CERT, gözetime yönelik yaptığı genel duyuruların yanı sıra, Personel Belgelendirme Müdürü veya idari sorumlu tarafından gözetim zamanı gelen belge sahiplerini tespit ederek gözetim kanıtlarının sunulmasıyla ilgili uyarıda bulunur.

Belgeli personel, POLY CERT’ in talep ettiği gözetim kanıtlarını eksiksiz olarak sunmalıdır. POLY CERT tarafından eksiklik tespit edilmesi durumunda, eksikliklerin tamamlaması için POLY CERT tarafından aday 1 ay süre verilir. Bu süre içinde eksiklikleri tamamlamayan belgeli personelin belgesi askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi 6 aydır. Bu süre içerisinde de eksikler tamamlanmaz ise belge sahibinin belgesi iptal edilir.

Başka bir belgelendirme kuruluşundan belge almış ve gözetim yapılamıyorsa; Belgeli kişi Mesleki Yeterlilik Belgesi fotokopisi ve ulusal yeterliliğe uygun Prosedür ekinde istenmiş olan kanıtları ve evraklarını POLY CERT’ e tam olarak sunması halinde, belge süresi uzatılır.

Personel Belgelendirme Prosedürü Ekinde tüm meslekler için ayrı ayrı olarak her meslek için spesifik olarak Gözetim şartları belirlenmiştir.

5.11 Yeniden Belgelendirme

Mesleki Yeterlilik Kurumu’ nun ilgili belgelendirme programında belirlediği belge geçerlilik süresi sonunda kişiden talep gelirse;

Yeniden belgelendirme ile ilgili ulusal yeterlilikte tanımlanan yönteme ve “Geçerlilik Süresi Dolan MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslar” a uygun olarak yapılmaktadır.

Yeniden belgelendirme yapılacak belgeli personel, İdari Sorumlu tarafından belgenin geçerlilik süresinin dolmak üzere olduğu ve belge yenilemek için gerekli adımları elektronik posta, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla bildirir. Belgeli personelin iletişim bilgilerindeki değişiklikleri POLY CERT’ e bildirmemesi halinde sorumluluk belgeli personele aittir.

Bildirimlerin ardından yeniden belgelendirme başvurusu belgeli personel tarafından POLY CERT’ e “Belgelendirme Talep Formu” kullanılarak yapılır. Belgeli personel, yeniden belgelendirme başvurusunu kendisine bildirim yapıldığı başvuru dönemi içerisinde yapabilir.

Başvuru dönemi aşağıdaki gibidir:

  • Belgenin geçerlilik süresi 5 (beş) yıl ise, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 5 (beş) ay önce;
  • Belgenin geçerlilik süresi 4 (dört) yıl ise, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 4 (dört) ay önce;
  • Belgenin geçerlilik süresi 3 (üç) yıl ise, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 3 (üç) ay önce;
  • Belgenin geçerlilik süresi 2 (iki) yıl ise, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 2 (iki) ay önce başlar.

Yeniden belgelendirme başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilemez.

Yeniden belgelendirme kapsamında ulusal yeterliliklere göre sınav yapılması gerekir ise; belgeli personelin belgesinin geçerlilik süresi tamamlanmadan önce sınavın uygulanması gerekmektedir. Bu durumda, POLY CERT belgelendirme başvurusunu uygun bulduğu belgeli personel için düzenleyeceği sınavı başvuru tarihi itibariyle en geç 10 (on) iş  günü içerisinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’ na bildirir.

POLY CERT, belgeli personelin belge yenileme için yaptığı ödeme tarihinden itibaren 5 (beş) iş günü içerisinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’ na belge talebini iletir. Ulusal Yeterlilikte aksi belirtilmedikçe, yeni belgenin düzenlenme tarihi, belge yenileme kararının alındığı tarihtir. Belge yenileme kararı, mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra da alınabilir.

Ulusal Yeterliliklerin güncellenmesi halinde, yeniden belgelendirme faaliyetleri güncel Ulusal Yeterliliğe uygun olarak gerçekleştirilir. Ulusal Yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklikler olması durumunda, yeniden belgelendirme yeterlilikte yapılan değişikliklere ve belirten şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması durumunda belge yenilemeye hak kazanır.

Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde yeniden belgelendirmeye hak kazanması halinde belgeli personel için birden fazla belge düzenlenebilir.

Birden fazla Ulusal Yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu Ulusal Yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; belgeli personelin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması halinde belgeli personele yeni Ulusal Yeterlilikte belge düzenlenir.

Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan Ulusal Yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.

Personel Belgelendirme Prosedürü Ekinde tüm meslekler için ayrı ayrı olarak her meslek için spesifik olarak yeniden belgelendirme şartları belirlenmiştir.

5.12 Belgenin Askıya Alınması ve Belge İptali

  • Belgenin Askıya Alınması
  • Belgenin askıya alınması aşağıdaki nedenlerle olabilir:
  • Belgelendirilmiş personelin Belge Kullanım Sözleşmesi’ ndeki yükümlülükleri yerine getirmemesi,
  • Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,
  • Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Logoları ve/veya POLY CERT belgesinin yanlış kullanılması
  • Durumlarından bir veya birkaçı tespit edilmesi sonucunda belge askıya alınır.
  • Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,
  • Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,
  • Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak POLY CERT’ i eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
  • Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,
  • Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi,
  • Belge sahibi hakkında gelen şikâyetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi

POLY CERT’ in belgeyi askıya alma süresi 6 ay’dır. Bu süre içerisinde askıya alma nedeni olan hususların çözümlenmesi beklenir. Çözümlenememesi durumunda, belge geri çekilir. Belgenin geri çekilme süresi 1 aydır. Bu süre zarfında da herhangi bir düzeltme yapılmaz ise belge iptal edilir.

POLY CERT, belgenin askıya alınması kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak “Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 gün içerisinde POLY CERT’ e iade eder.  İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir.

Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi boyunca POLY CERT’ in her türlü hakkı saklıdır. POLY CERT, belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır.

  • Belgenin İptali

Belgenin askıya alınması maddesinde tanımlanan hususların 6 ay içerinde düzeltilmemesi durumunda belge geri çekilir. Belgeli personele 1 ay süre verilir. Bu süre içerinde de herhangi bir düzeltici işlem başlatmayan Belgeli personelin belgesi iptal edilir.

POLY CERT, belgenin iptal kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak “Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin iptal edilmesi kararı ile belge kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde POLY CERT’ e iade eder.

Belgesi iptal edilen kişinin belgesi ve eklerini İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir.

Karar verici tarafından alınan belgenin iptali ile ilgili karar, “Personel Belgelendirme Karar Sonuç Listesi” ne kaydedilir ve söz konusu kişi, İdari Sorumlu tarafından bilgilendirilir. Durum, belge takip listesine kaydedilir

POLY CERT, belgenin iptali ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir.

Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prosesi uygulanır.

5.13 Kayıp, Hasarlı, Yırtılmış Belge

Kayıp Belge: Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile POLY CERT’ e bildirmesi istenir.  Belge masraf karşılığı adaydan temin edilerek, belgenin basımı için MYK’ya istemde bulunulur. MYK tarafından basılıp gönderilen belge Genel Müdüre imzalatılarak 1 ay içerisinde belge sahibine gönderilir.

Hasarlı ve Yırtılmış Belge: Belgelendirilmiş kişi, belgesinin yırtılması veya hasar görmesi halinde, konu ile ilgili ilanını, dilekçe ile POLY CERT’ e bildirmesi istenir.  Belge masraf karşılığı adaydan temin edilerek, belgenin basımı için MYK’ya istemde bulunulur. MYK tarafından basılıp gönderilen belge Genel Müdüre imzalatılarak 1 ay içerisinde belge sahibine gönderilir

5.14 Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler

Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından farklı bir uygulamaya karar verilmemesi kaydıyla, Ulusal Yeterliliklerde revizyon olması halinde, mevcut belgelere geçerlilik süresi içinde bir değişiklik yapılmaz. Yeniden belgelendirmeler, yeterliliğin güncel revizyonuna göre gerçekleştirilir.

Burada uygulanacak işlem basamakları;

  • Eski ve Yeni Yeterlilik arasındaki farklar çıkarılır,
  • Tüm Sınav Materyalleri yeni yeterliliklere uygun hale getirilir,
  • Kalite Yönetim Sistemi içerisinde revizyona giren meslekler ile ilgili değişiklikler Kalite Yöneticisi tarafından dokümante edilir.
  • Tüm değişiklikler Program Komitesi onayına sunulur,
  • Onay ardından Yönetim Sisteminde gerekli düzenlemeler yapılır.
  • Tüm POLY CERT çalışanlarına bilgilendirme yapılır.
  • Belgelendirilmiş kişiler bilgilendirilir.
  • Bununla birlikte, talebe bağlı olmaksızın belgelendirme programı web sitesinde kamuya açık halde sunulur.
  • Yapılan değişiklikler, yürürlüğe girdiği tarihten sonra gerçekleştirilen ilk belgelendirme faaliyetinde uygulamaya konulur.
  1. Referanslar

PR.008                  Sınav Prosedürü

PR.009                  Sınav Görevlileri Seçme Prosedürü

  1. 003-01/27 Belgelendirme Talep Formu

FR.033                   Belge Kullanım Sözleşmesi

Menü