Şikâyet: Kuruluşların veya diğer ilgili tarafların POLY CERT’ in personel belgelendirme faaliyetleri ile ilgili
performansı, prosedürleri, politikaları ve kendi adına hizmet veren tüm çalışanları, personel
belgelendirme hizmeti sunduğu kişi ile ilgili akreditasyon kapsamındaki yaptığı faaliyetler hakkında
yapmış olduğu olumsuz başvurulardır.
İtiraz: POLY CERT’ in müşteri veya ilgili kesimler hakkında almış olduğu kararların, yeniden
değerlendirilmesine yönelik taleplerdir.
Uygulama
İtiraz ve şikayete konu olan kişi, şikayet ve itiraz değerlendirmesi süreci içerisinde yer almaz.
- Şikâyet
Şikayet Başvurularının Alınması, Geçerli Kılınması ve Sonuçlandırılması
POLY CERT’ in uygulamaları ile ilgili müşteri ve/veya ilgili taraflardan gelen şikayetler, web sitemizde
ulaşılabilen FR-025 Şikayet ve İtiraz Bildirim Formu’ nun doldurulup tarafımıza ulaştırılması ile kayıt
altına alınır.
Şikayetin alındığına dair bilgiyi (tarih ve kayıt numarası belirtilerek) şikayet sahibine Şikayet ve İtiraz
Bildirim Formunda tanımlanan iletişim bilgilerinden telefon, faks veya mail yolu ile 2 iş günü içerisinde
bildirilir. Şikayeti, hangi birim ile ilgili ise karşı tarafla da görüşerek çözüme ulaştırmaya çalışır. Çözüme
ulaşamadığı takdirde şikâyet Genel Müdüre sunulur. Şikayet sahibi kararı tasvip etmediği takdirde konu
Şikayet ve İtiraz Komitesi’ ne sunulur. Komite, konu ile ilgili tavsiye kararını POLY CERT Genel Müdürüne
yazılı olarak iletir. Kararlar, karar alındıktan sonra en geç 1 ay içerisinde Kalite Yöneticisi ve Personel
Belgelendirme Müdürü tarafından uygulanır.
Şikâyete yönelik başlatılan çalışmalar 1 ay içerisinde tamamlanır, şikâyet sahibi yazılı olarak 1 hafta
içerisinde bilgilendirilir.
Şikayet sahibi belirlenen çözüm yollarını kabul etmezse Mesleki Yeterlilik Kurumuna şikayetini iletebilir
veya ihtilaf halinde T.C Kocaeli mahkemeleri yetkilidir.
- İtiraz
İtiraz Başvurularının Alınması, Geçerli Kılınması ve Sonuçlandırılması
POLY CERT’.’ in uygulamaları ile ilgili müşteri ve/veya ilgili taraflardan gelen itirazlar, web sitemizde
ulaşıma açılmış olan FR-025 Şikayet ve İtiraz Bildirim Formu’ nun doldurulup tarafımıza ulaştırılması ile
kayıt altına alınır.
Sınav sonucuna gelen itirazlar, sınav sonucu açıklandıktan 15 gün içerisinde POLY CERT’ e ulaşmalıdır.
İtirazın alındığına dair bilgiyi (tarih ve kayıt numarası belirtilerek) itiraz sahibine Şikâyet ve İtiraz Bildirim
Formunda tanımlanan iletişim bilgilerinden telefon, fax veya mail yolu ile 2 iş günü içerisinde bildirir.
İtiraz konusu sınav sonucu olması halinde itiraza konu olan kişinin değerlendirmesini yapmayan sınav
yapıcılar tarafından tekrar değerlendirilmesini ve nihai kararı almak için karar vericiye kontrol
ettirilmesini sağlar. İtiraz sahibinin itirazında ısrar etmesi halinde konu İtiraz ve Şikâyet Komitesi’ ne
sunulur. Komite, itiraza konu olan personel belgelendirme faaliyetlerinde yer almamış üyelerden
oluşturulur. İtiraz sahibi belirlenen çözüm yollarını kabul etmezse Mesleki Yeterlilik Kurumuna itirazını
iletebilir veya ihtilaf halinde T.C Kocaeli mahkemeleri yetkilidir.
İtiraza yönelik başlatılan çalışmalar 1 ay içerisinde tamamlanır, itiraz sahibi yazılı olarak 1 hafta
içerisinde bilgilendirilir.
POLY CERT’, itirazı geçerli kılmak için gereken tüm bilgilerin toplanmasından, doğrulanmasından ve bu
bilgilerin gizliliğinden sorumludur.
- Gizlilik
• POLY CERT’ e ulaşan tüm şikâyetler ve itirazlar gizli olup, kamuya açılması gereken koşullar ve yasal
zorunluluk halleri haricinde üçüncü taraflara bilgi verilmez.
• Gerek görülmesi durumunda yalnızca TÜRKAK ve MYK tarafından görülmesine izin verilir. Yasal
makamlara bilgi verilmesi söz konusu olduğunda ilgili taraflar mutlaka haberdar edilir.
• POLY CERT’ şikâyet ve itiraz prosesleri hakkında prosedür ve formunu web sitemizden ilgili tüm
taraflara duyurmaktadır.
Referanslar
FR-025 Şikayet ve İtiraz Bildirim Formu için Lütfen Tıklayınız.